「プロジェクトが多すぎて、PMの負担が限界を超えている」

「プロジェクトごとに管理方法がバラバラで、全社の状況が把握できない」

このような課題を抱える企業は少なくありません。その根本的な原因は、プロジェクトの実行を支え、組織全体の管理品質を向上させるPMO（プロジェクトマネジメントオフィス）の不足にあるかもしれません。

PMOとは単なる事務組織ではなく、全社のプロジェクトを成功に導くための司令塔であり、ノウハウを蓄積して展開する部署でもあるのです。

しかしPMOを担える高度なスキルをもつ人材を社内で育成したり、正社員として採用したりするには時間とコストがかかりすぎます。

本記事では、PMO機能の核となる業務内容から、迅速かつ柔軟に組織のPMO体制を構築・強化し人材不足を解消する方法を解説します。

PMOとは何か？

PMO（プロジェクトマネジメントオフィス）とは、組織内におけるプロジェクトマネジメントの標準化、支援、教育を横断的に担う組織、機能、あるいは個別の人物を指す言葉です。

PMOの役割は、個々のプロジェクトの成功率を上げ、組織全体のプロジェクト実行能力を向上させることにあります。

PMOは組織によっては単なる事務局や事務局員として位置づけられることもありますが、その本来の機能は組織全体に一貫した管理プロセスを浸透させる重要なものであるといえます。

PMOを設置することで各プロジェクトがもつ課題を組織レベルで共有し解決策を適用できるため、プロジェクトの成功確率を高めるというメリットがあります。

PMOとPMの違いとは

PMOとPM（プロジェクトマネージャー）は、どちらもプロジェクトの成功に関わる重要な役割です。しかし、その責任範囲には明確な違いがあります。

PMが「目の前にある1つのプロジェクト」を予算と納期内で成功させることに集中するのに対し、PMOは「組織にあるすべてのプロジェクト」が統一された基準で、効率良く成功するよう環境を整える役割を担います。

PMOはPMの支援者であり、PMOがいることでPMは本来の意思決定や対外的な折衝といったコア業務に集中できるようになるのです。

PMOの設置を検討すべき企業の特徴とは

PMO機能の不足は、企業のプロジェクト実行能力に直接的な悪影響を及ぼし、企業成長のボトルネックになりかねません。

ここでは、PMOを設置したほうがいい企業の特徴について確認していきます。

特に複数のプロジェクトが同時並行で動いている企業や急激にプロジェクト数が増加している企業では、PMO設置の必要性が高まります。PMO不足がプロジェクトや組織全体に与える具体的な悪影響を知ることで、PMO設置の必要性を再認識できるのではないでしょうか。

プロジェクトの進捗・品質が安定していない

PMOによる横断的な監視や標準化が行われない場合、プロジェクトはPM個人の能力や経験に依存しがちになります。その結果、以下のような問題が発生しやすくなります。

• 報告の不統一：各プロジェクトが独自のフォーマットや指標で進捗報告を行うため、経営層や関係者が全社のプロジェクト状況を一目で正確に把握できない。遅延やリスクの兆候が見過ごされる原因となる。
• 品質のバラつき：統一された品質基準や開発プロセスがないため、納品される成果物の品質にプロジェクト間で大きなバラつきが生じる。
• ノウハウの活用不足：あるプロジェクトで成功した管理手法やテンプレートが、他のプロジェクトに共有されず、同じ失敗が繰り返される。

これらの問題は、一見するとプロジェクト単位での短期的な課題に見えてしまうものです。しかし着実に組織内でプロジェクト実行の非効率が積みあがっていき、最終的に顧客からの信頼を損なうことにつながってしまうでしょう。

このような状態になっている組織は、PMO設置で安定した品質を担保できるようにするのがおすすめです。

PMの負担が増加し本来の意思決定に集中できていない

PMOが不在の場合、PMは本来の職務である「プロジェクトの戦略的な意思決定」以外の雑務や事務作業に多くの時間を奪われます。

PMが兼任せざるを得なくなるPMO業務の例は以下の通りです。

• 煩雑な事務作業：プロジェクトで必要なツールの申請・手配、請求書処理などの事務処理。
• 資料作成の負荷：経営層やステークホルダーへの報告のための複雑で時間のかかる報告資料の作成。
• 会議の運営：会議体の設計、参加者の招集、議事録の作成と配布、ファシリテーション、決定事項のフォローアップ。

これらの業務に追われることで、PMはリスク管理やクライアントとの重要な折衝といった戦略的な判断がおろそかになってしまう可能性があります。結果としてプロジェクトの品質低下や遅延が発生しやすくなるでしょう。

これはPM個人の疲弊を招き、離職にもつながりかねない中期的な組織課題です。

このようにPMの負担が増大している組織は、PMO設置でPM業務を適切に補佐する必要があるといえるでしょう。

全社的なナレッジやノウハウが蓄積されていない

PMOの核となる機能の一つに、ナレッジマネジメントがあります。各プロジェクトの成功・失敗事例、効率的なテンプレート、標準化されたプロセスを収集・標準化し、組織全体で共有するという機能です。

ナレッジマネジメントがなされなければ、以下の問題が生じます。

• ノウハウの属人化：経験豊富なPMやメンバーの知見が組織全体で共有されず、個人のノウハウに留まる。その人材が異動・退職すると、ノウハウが組織から失われる。
• プロジェクトの品質低下：新しく立ち上がったプロジェクトが過去の教訓を活かせず、ゼロから管理プロセスを構築し直すため、実行品質が向上しない。
• 組織の成長停滞：組織全体のプロジェクト実行能力が一定のレベルから成長しないため、企業が大規模で複雑なプロジェクトに挑戦しにくくなり、中長期的な成長が停滞する。

ナレッジが共有されず別プロジェクトで同じミスが発生している組織は、PMOによるナレッジマネジメントが有効です。

PMOによるナレッジ共有は個別のプロジェクトを成功させるだけでなく、組織全体を「学習する組織」へと変え、持続的な成長を可能にするための投資であるといえるでしょう。

PMOが担当する業務領域と任せられる役割

PMOの業務は多岐にわたりますが、大きく分けて「標準化」「リソース管理」「教育」の3つの機能に分類されます。

企業がPMOを導入する際は、自社にもっとも不足している機能、つまり「標準化」「支援」「教育」のどれを任せ、どれを強化したいのかを明確にすることが大切です。

プロジェクトを横断した「標準化」の業務

「標準化」の業務は、全社のプロジェクト管理レベルを底上げすることを目的としています。これにより、誰がPMになっても一定以上の品質でプロジェクトが管理される環境を整備します。

標準化できるのは以下のような業務です。

• プロセス統一化
• テンプレート作成
• ツールの統一
• 同一のリスク管理手法の導入

PMOに標準化の業務を依頼すれば、彼らが過去に経験した実践的なノウハウを基に、より実効性の高い標準化を迅速に実現できます。

PMを直接サポートする「リソース管理」の業務

「リソース管理」または「リソース支援」は、PMOがPMの補佐や事務局として機能し、PMが戦略的な業務に集中できるように負担を軽減することを目的とします。

PMOが担当するリソース管理・支援業務の例は以下の通りです。

• 会議体の設計と運営：プロジェクトの規模や体制に合わせて、適切な会議体を設計し、円滑な運営を行う。
• コミュニケーション計画の実行：ステークホルダーマップを作成し、誰に、いつ、どのような情報を、どのツールで報告すべきかというコミュニケーション計画を策定・実行する。
• ステークホルダーへの報告資料作成：PMからのインプット情報に基づき、経営層やクライアントへ報告するための資料を作成し、PMの確認を得て提出する。
• プロジェクト外部の調整：関連部署や外部ベンダーとのスケジュール調整や情報連携など、PMが直接関わると時間がかかる外部調整業務を代行する。

この役割をPMOに任せることで、社内のPMがコア業務に専念できる環境を構築できます。

人材や環境を整備する「教育」の業務

「教育」は、組織全体のプロジェクト管理スキルを育成し、中長期的な組織能力の向上を担います。

PMOが担当する教育・環境整備業務の例は以下の通りです。

• トレーニングプログラムの策定と実施
• 必要な人材のリソース計画
• 予算・ツールの選定・管理
• PLやPMのキャリアパス設計

この役割をPMOに依頼すれば、そのPMOが教師として社内メンバーを育成し、最終的にはPMO組織を継続的に育成・存続させられる役割も期待できます。

フリーランスPMOに依頼するメリット

PMO機能の構築や強化が急務である場合、正社員の採用や育成を待つ時間がないケースもあります。

そんなときは、フリーランスや副業のPMO人材を組織に取り込むことで自社の課題解決に即効性と柔軟性をもたらすでしょう。

ここでは、フリーランスPMOに依頼することのメリットを解説していきます。

必要なスキルをもつ人材を迅速に確保でき即効性がある

PMO人材の育成には、座学だけでなく多くのプロジェクトでの実務経験が不可欠であり、数年単位の時間がかかります。

しかしフリーランスPMOであればその育成期間を完全にスキップでき、以下のようなメリットを得られます。

• 即戦力としての確保：必要なスキルセット（例：アジャイル開発のPMO経験、金融業界のレギュレーション知識など）をもつ人材を、採用活動や育成にかかる時間をかけずに、必要なタイミングで即戦力として確保できる。
• 急な体制強化への対応：プロジェクトが炎上しかけている、あるいは急な大規模プロジェクトの立ち上がりに伴う緊急のPMOニーズに、迅速に対応できる。

社内育成を待つことなくプロフェッショナルなスキルをすぐに組織に取り込める点は、フリーランスPMO活用の大きなメリットといえます。

コストを最適化しながらPMO機能を立ち上げる柔軟性がある

正社員を採用する場合、人件費が固定化され、景気変動やプロジェクトの増減に関わらずそのコストを継続して払い続ける必要があります。

一方フリーランスPMOは、業務委託契約や準委任契約となるため、以下のような柔軟な対応が可能です。

• 期間の柔軟性：プロジェクトの期間やPMO機能が安定するまでの期間など、必要な期間だけ契約を結び、プロジェクト終了や機能定着をもって契約を終了できる。
• 機能の柔軟性：「まずは標準化機能だけを立ち上げたい」「週末だけ教育プログラムを組みたい」など、必要な機能や稼働日数に応じて契約内容や期間を柔軟に調整でき、人件費の固定化を防げる。

コストを最適化しつつ「必要な機能だけ」を「必要な期間だけ」導入できるという柔軟性が、フリーランスPMO活用の大きな強みです。

外部視点による客観的なノウハウを導入できる

社内の人間だけでPMOを構築すると、社内の慣習や過去のしがらみにとらわれ、非効率なプロセスを温存してしまうリスクがあります。

フリーランスである外部メンバーの知見を取り込むことで、以下のようなメリットを得ることができます。

• 客観的な視点：複数の企業・さまざまなプロジェクトを経験しているフリーランスPMOは、社内の慣習にとらわれない客観的な視点をもっている。
• 最新のノウハウ：自社とは異なる業界や企業で成功した、最新かつ実践的なプロジェクト管理ノウハウ（アジャイルPMO、リモートプロジェクト管理など）を導入できる。
• 変革の推進力：社内の人間には難しい、管理プロセスや組織文化の変革を外部のプロフェッショナルとして第三者的な立場から強力に推進してもらえる。

優秀なPMOを確保する3つのコツ

PMOの活用を決めたとしても、どのような人材を選び、どのように契約すべきかという点で迷う企業は少なくありません。

ここでは、ミスマッチを防ぎ、自社に最適な優秀なPMO人材を確保・選定するための3つのポイントを解説します。

1．求めるPMOの役割を明確化しスキル要件を具体的に定義する

「PMOを導入したい」という漠然とした要求だけでは具体性に欠け、ミスマッチが生じやすくなってしまいます。

PMOの3つの機能（標準化、リソース管理、教育）のどの役割をもっとも強化したいのかを事前に社内で明確にしておくことが重要です。

役割の明確化をする際には、以下のポイントでPMO人材を見極めましょう。

• 標準化を求める場合：複数の開発手法（ウォーターフォール、アジャイル）での標準化経験、ドキュメント作成能力があるか。
• リソース管理・支援を求める場合：会議運営のファシリテーション能力、高度な資料作成スキル、コミュニケーション調整能力が十分か。
• 教育を求める場合：PMOやPMのトレーニングプログラムの設計・実施、コーチングスキルがあるか、それらを行った実績はあるか。

このとき、スキル要件を言語化するのも重要です。抽象的な「コミュニケーション能力が高い人」ではなく、「週次の進捗会議を30分でまとめられるファシリテーションスキルをもつ人」のように、具体的な実務経験やアウトプットで要件を定義しましょう。

求める役割とスキル要件が明確になれば、それに合致する人材を効率的に見つけられ、単価交渉もスムーズに進みます。

2．単価だけでなく経験と実績で人材を見極める視点

PMOやフリーランスPMOの単価は、ほかの社員の年収水準よりも高く見えることがありますが、表面的な高低に惑わされてはいけません。

PMO人材の単価を考える場合、以下のポイントを覚えておきましょう。

• 実績の重視：提示単価が妥当かどうかは、過去にどのような企業で、どれくらいの規模のプロジェクトにPMOとして関わり、どのような具体的な成果（例：進捗遅延率を20%改善、報告書作成時間を半減など）を出したかという実績で判断する。
• 安さのリスク：安すぎる単価でPMO人材をアサインした場合、期待するスキルや業務遂行能力が不足しており、結局は社内メンバーがそのフォローに時間を割くことになり、かえってコストが増大するリスクがある。
• 高単価の妥当性：高単価の人材であっても、短期間で大きな成果を出しPMO機能を組織に定着させてくれれば、その単価以上の働きをしていると評価できる。

PMO人材の選定においては、「コスト」ではなく「投資対効果」という視点をもつことが重要です。

3．エージェントを活用する

自社の人事部門や採用チームだけで、高度なスキルをもつPMO人材を直接スカウトするのは難しいでしょう。PMO人材に特化した転職エージェントやフリーランス仲介エージェントを利用することで、効率的かつ迅速に候補者を見つけることができます。

転職エージェントや仲介エージェントを利用する利点は以下の通りです。

• スクリーニングされた人材プールを利用できる： エージェントは事前にPMOとしての実務経験、資格、得意領域などを細かくスクリーニングしているため、質の高い人材プールから候補者を紹介してもらえる。
• 非公開案件とのマッチング：優秀なPMOはエージェント経由で非公開案件に参画していることが多いため、エージェントを活用しなければ出会うことすら難しい場合がある。
• 交渉の代行：報酬や契約期間といった交渉をエージェントが代行してくれるため、契約交渉が本業ではないPMOとの交渉の手間が軽減される。

自社の採用活動を加速させるための強力なツールとして、エージェントを活用することをおすすめします。

PMOに依頼・運用する際の注意点

PMOを導入する際には、導入後の運用を成功させるためのいくつかの注意点があります。特にフリーランスのPMOを外部から招く場合、社内とのスムーズな連携と役割の明確化が成功の鍵となります。

どのような点に注意すべきか、ここで確認しておきましょう。

PMOの役割はPMの「支援」であることを明確に理解する

PMOは、PMの上司や監視役ではありません。PMOの役割はPMが本来の意思決定や対外的な折衝に集中できるよう環境を整える「支援者」であるという関係性を、社内全体で明確に理解し周知することが重要です。

PMOを受け入れる準備として、PMとPMOが対立構造ではなく協働関係にあることを認識させるための体制づくりが不可欠であるといえるでしょう。

PMOに「すべてを解決してもらう」という依存をしない

PMOを招く目的は、組織内にPMOのノウハウを定着させ、最終的には自立できる体制を築くことです。PMOに組織の課題を「すべて解決してもらう」という依存的な姿勢は避けるべきです。

PMOを外部から招く場合でも、社内からも必ずPMOメンバー（PMOアシスタントなど）をアサインし、ノウハウの引継ぎと定着を意識するようにしましょう。

PMOの活動成果を定量的な指標で評価する

PMOの活動はプロジェクト管理という間接的な領域であるため、その成果が見えにくいという問題があります。PMOの活動を単なる「会議の効率化」で終わらせず、定量的な指標で評価することが重要です。

評価指標の例は以下の通りです。

• 進捗遅延率：PMO導入前後のプロジェクトの平均進捗遅延率の改善。
• 報告書作成時間：標準化テンプレート導入後のPMによる報告書作成にかかる時間の削減。
• PMによる会議満足度：PMがPMO主催の会議を「意思決定に役立った」と評価した割合。

これらの指標を設定しPMOの契約期間中に活動成果を可視化することで、PMOへの投資が企業にもたらす価値を数値的に証明できます。

PMOを「組織」として扱わず「機能」として定義する

PMOを導入する際、「組織」や「部署」として立ち上げると、それに伴う人事的なしがらみや固定費が発生しやすくなります。特にフリーランスPMOを活用する場合は、PMOを「組織に欠けている機能を補う」として定義するほうが柔軟性が高まります。

組織図にPMOという部署を新設するのではなく、「標準化機能」「PM支援機能」といった必要な機能をPMOに委託するという考え方です。

これにより、特にフリーランスPMOの人数や稼働日数が行いやすくなります。

例えば「組織」として考えているとプロジェクトの増減やフェーズの変化が起こっても定常業務としてPMO業務を依頼せねばならないかもしれません。

しかし「機能」として定義しておけば、「必要な機能に応じて」工数や稼働を増減させることが容易になるのです。

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組織としてのプロジェクトマネジメント能力を充実させ、プロジェクトが成功する可能性を高めるためには、高いスキルと豊富な経験をもったPMO人材を確保する必要があります。

しかしPMO人材の育成は難しく、市場でも容易には見つかりません。

フリーランスPMOを活用すれば、正社員採用や社内育成に比べて大幅にコストを抑えつつ、複数の企業・さまざまなプロジェクトを経験したプロフェッショナルを必要な期間だけアサインすることが可能です。

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